[sws_blockquote_endquote align="" cite="" quotestyle="style01"] Το παρόν αποτελεί απόσπασμα από το βιβλίο της ASTbooks “Οδηγός Εργασιών Τέλους Χρήσης” που θα κυκλοφορήσει σύντομα. [/sws_blockquote_endquote]

 

1.1.5.  Λογιστική τακτοποίηση τέλους χρήσης

1.1.5.1.  Αγορές υπό τακτοποίηση

Σε περιπτώσεις που κατά τη διάρκεια της χρήσεως περιέρχονται στην οικονομική μονάδα τιμολόγια πριν από την παραλαβή των αντίστοιχων αγαθών, δε διενεργούνται εγγραφές. Σε περιπτώσεις που κατά το τέλος της χρήσεως λαμβάνονται τιμολόγια για αγορές αγαθών που δεν έχουν παραληφθεί, αλλά έχουν φορτωθεί για λογαριασμό και με ευθύνη της οικονομικής μονάδας, πιστώνεται με την αξία τους ο προσωπικός λογαριασμός του προμηθευτή, με χρέωση του υπολογαριασμού 36.02 «αγορές υπό παραλαβή». Ο λογαριασμός 36.02 τακτοποιείται στην επόμενη χρήση, κατά την παραλαβή των αγαθών, με χρέωση των οικείων λογαριασμών της ομάδας 2. Αν τα τιμολόγια αφορούν αγορές αγαθών από το εξωτερικό που κατά το τέλος της χρήσεως, δεν έχουν παραληφθεί, η οικονομική μονάδα μπορεί να μη διενεργεί σχετικές εγγραφές. (Π.Δ.1123/1980, § 2.2.203)

 

Παράδειγμα

Έστω τιμολόγιο αγοράς ύψους 1.000 ευρώ (πλέον Φ.Π.Α. 23%) με ημερομηνία 31/12/2013 παραλήφθηκε και καταχωρήθηκε στις 10/01/2014. Τα εμπορεύματα φορτώθηκαν στις 31/12/2013, οπότε και αποκτήθηκε η κυριότητά τους. Τα εμπορεύματα δεν συμπεριλήφθησαν στην απογραφή της χρήσης 2013.

 

Κ.Α. ΕΓΛΣ Περιγραφή

Χ

Π

36.02 Αγορές υπό παραλαβή

1.000,00

54.00.2x ΦΠΑ αγορών

230,00

50.00 Προμηθευτής εσωτερικού

1.230,00

31/12/2013: Τιμολόγηση - Φόρτωση

 

Κ.Α. ΕΓΛΣ Περιγραφή

Χ

Π

20.01 Αγορές χρήσεως

1.000,00

36.02 Αγορές υπό παραλαβή

1.000,00

10/1/2014: Παραλαβή αγαθών

 

1.1.6  Έλεγχος - συμφωνία αποθήκης με Γενική και Αναλυτική Λογιστική

Ο έλεγχος είναι μια διαδικασία που πραγματοποιείται πριν από οποιαδήποτε εργασία αλλά πρέπει να γίνεται και μετά το πέρας της εν λόγω εργασίας.   Οι λογαριασμοί  της  Γενικής Λογιστικής  20, 24 , 25, 26, 28 θα πρέπει πριν από το κλείσιμο της περιόδου να συμφωνούν με την στήλη των εισαγωγών του βιβλίου αποθήκης εφόσον τηρείται και εφόσον  παρακολουθούνται διακεκριμένα και τα είδη του λογαριασμού 25, 26, 28 .

Επίσης, όταν υπάρχει υποχρέωση τήρησης Αναλυτικής Λογιστικής, θα πρέπει να ελέγχεται η συμφωνία με το βιβλίο Αποθήκης και τη Γενική Λογιστική πριν από το κλείσιμο περιόδου.

 

1.2    Φυσική Απογραφή  Αποθεμάτων

Η φυσική απογραφή είναι η διαδικασία που εκτελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα με στόχο να γίνει φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων στους αποθηκευτικούς χώρους.

Οι οικονομικές μονάδες είναι υποχρεωμένες να πραγματοποιούν πραγματικές (φυσικές) απογραφές των αποθεμάτων τους τουλάχιστον μία φορά μέσα σε κάθε χρήση και μάλιστα στο τέλος αυτής. Κατά την απογραφή πρέπει να αναγνωρίζονται, να καταμετρούνται και να καταγράφονται όλα τα αποθέματα κατ' είδος, ποιότητα και ποσότητα και να γίνεται η κατάταξη αυτών σε κατηγορίες που να αντιστοιχούν στους επιμέρους λογαριασμούς των αποθεμάτων.

Είδη που βρίσκονται σε τρίτους για πώληση, για ενέχυρο ή για άλλους λόγους, καταχωρούνται ιδιαίτερα στην απογραφή.

Οι οικονομικές μονάδες που τηρούν τους λογαριασμούς αποθεμάτων κατά τη μέθοδο της διαρκούς απογραφής έχουν τη δυνατότητα, αντί να διενεργούν πραγματική απογραφή για όλα τα είδη κατά τη λήξη της χρήσεως, να εφαρμόζουν τη μέθοδο της περιοδικής απογραφής. Σύμφωνα με τη μέθοδο αυτή η απογραφή, για κάθε κατηγορία ειδών, γίνεται μέσα στη χρήση, αλλά σε καθορισμένους χρόνους που κρίνονται κατάλληλοι από την οικονομική μονάδα, με την προϋπόθεση ότι όλα τα είδη θα απογράφονται τουλάχιστο μία φορά μέσα στη χρήση.

Η αποτίμηση των ειδών που απογράφονται με τη μέθοδο της περιοδικής απογραφής γίνεται στο τέλος της χρήσεως, με βάση τις ποσότητες που προκύπτουν από τα λογιστικά δεδομένα της τελευταίας εργάσιμης ημέρας.  (Π.Δ.1123/1980, § 2.2.204)

 

1.2.1   Σκοπός της Απογραφής

Αν και προφανής ο σκοπός της απογραφής, της καταμέτρησης δηλαδή των αποθεμάτων της, αυτός ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος και της ανάγκες της επιχείρησης. Η τιμολόγηση, οι παραγγελίες στους προμηθευτές, ο προγραμματισμός της παραγωγής και άλλες λειτουργίες μιας επιχείρησης προϋποθέτουν μια «κατάσταση απογραφής» που μαζί με άλλες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει την ονομασία και την ποσότητα όλων των εμπορεύσιμων ειδών μιας επιχείρησης.

Αυτή η κατάσταση είναι καθοριστική κατά την ημερομηνία κλεισίματος ισολογισμού, αφού είναι απαραίτητη η καταγραφή και ο ακριβής υπολογισμός της ποσότητας και της αξίας των αποθεμάτων στο τέλος της περιόδου. Υπάρχει δηλαδή η ανάγκη  για την «αποτίμηση» των αποθεμάτων που είναι περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης κατά την ημερομηνία κλεισίματος ισολογισμού και επομένως πρέπει να  καταγραφεί με σαφήνεια, ορθότητα και ανάλυση κατά είδος μια κατάσταση με τα είδη που βρίσκονται σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους μιας επιχείρησης κατά την ημερομηνία αυτή. Η ορθότητα της αναλυτικής απογραφής είναι απαραίτητη όχι μόνο για τον ακριβή προσδιορισμό των κερδών –ζημιών της χρήσης, αλλά και για την κοστολόγηση των αποθεμάτων της κατά είδος ή ανά κατηγορία  ειδών.

 

1.2.2  Διαδικασίες Φυσικής Απογραφής

Πολλές εταιρείες διαθέτουν μηχανογραφικά συστήματα που δίνουν τη δυνατότητα  στο λογιστή  να παρακολουθεί  καθημερινά τις  κινήσεις  και τα υπόλοιπα  των αποθεμάτων ανά αποθηκευτικό χώρο, χρώμα, μέγεθος κλπ.. Ανεξάρτητα από το εύρος των πληροφοριών που παρέχονται από τα μηχανογραφικά συστήματα, στο τέλος της χρήσης πρέπει να πραγματοποιείται φυσική απογραφή, δηλαδή να καταμετρώνται όλα τα είδη αναλυτικά σε όλους  τους αποθηκευτικούς χώρους. Η διαδικασία γίνεται ως εξής:

  • α) Οργάνωση για την φυσική απογραφή

Ουσιαστικά πρόκειται για εσωτερική διαδικασία σε μια επιχείρηση αφού στις περισσότερες περιπτώσεις παραμένει η ίδια λειτουργία  φυσικής απογραφής για πολλά χρόνια. Μέσα από αυτή την διαδικασία ορίζεται ο ρόλος του  υπεύθυνου για την απογραφή, ορίζονται συνήθως  2 διαφορετικοί  καταμετρητές ώστε ο υπεύθυνος να τους ελέγχει, ορίζεται η συμμετοχή στη διαδικασία των αποθηκαρίων, των λογιστών κλπ.. Όταν ορίζονται διαφορετικά συνεργεία καθορίζεται από πριν ο χώρος ευθύνης τους.

Η διαδικασία αυτή συχνά εφαρμόζεται από επιχειρήσεις χωρίς να είναι καταγεγραμμένη και αναλυτική, αλλά σε κάθε περίπτωση πριν ξεκινήσει η καταμέτρηση πρέπει να υπάρχει μια στοιχειώδης οργάνωση. Ο υπεύθυνος λογιστηρίου ακόμα και όταν δεν έχει οριστεί ως υπεύθυνος για την απογραφή πρέπει να γνωρίζει σε βάθος και να ελέγχει τη διαδικασία στο σύνολό της.

  • β) Προετοιμασία για τη φυσική απογραφή, δηλαδή τακτοποίηση των αποθεμάτων κατά είδος με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ευκολότερη η καταμέτρησή τους. Τα ακατάλληλα ή ελαττωματικά αποθέματα και βεβαίως τα εμπορεύματα τρίτων πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστό χώρο. Κρίνεται σκόπιμο εφόσον είναι δυνατόν να υπάρχει η κατάλληλη οργάνωση ώστε να είναι τακτοποιημένα τα αποθέματα σε όλη τη διάρκεια της χρήσης.
  • γ) Επιμέτρηση - επαναληπτικές επιμετρήσεις αποθηκών

Ανάλογα με την οργάνωση και τις διαδικασίες κάθε επιχείρησης  πραγματοποιούνται επιμετρήσεις που σε περίπτωση αποκλίσεων μεταξύ διαφορετικών συνεργείων επαναλαμβάνονται. Επαναληπτικές επιμετρήσεις πρέπει να πραγματοποιούνται και σε περίπτωση διαφορών απογραφής (διαφορές που προκύπτουν  σε ορισμένους κωδικούς  (είδη)), όταν εμφανίζεται διαφορετικό υπόλοιπο στο βιβλίο αποθήκης από αυτό που καταμετρήθηκε κατά τη φυσική απογραφή.

Άρα, λοιπόν, απαιτείται αυξημένη προσοχή όταν έχουμε διαφορές απογραφής, αφού είναι πολύ πιθανό είτε να μετράμε λάθος είδος, είτε να βρίσκονται ποσότητες του ιδίου κωδικού σε διαφορετικά μέρη της αποθήκης.

  • δ) Σύνταξη κατάστασης φυσικής απογραφής

Όταν βεβαιωθούμε πως η διαδικασία της καταμέτρησης έγινε με ορθό τρόπο, δηλαδή πραγματοποιώντας διαφορετικές καταμετρήσεις από διαφορετικά συνεργεία καταλήγουμε στο ίδιο αποτέλεσμα, σημαίνει ότι η διαδικασία Φυσικής Απογραφής έχει τελειώσει και απομένει η καταγραφή της.

Με ευθύνη του προϊσταμένου λογιστηρίου συντάσσεται κατάσταση όλων των ειδών με την ποσότητα τέλους χρήσης που βρέθηκε οριστικά στη φυσική απογραφή. Σε διπλανές στήλες αναγράφονται  τα λογιστικά υπόλοιπα του βιβλίου αποθήκης και οι διαφορές .(ελλείμματα-πλεονάσματα).

Η  κατάσταση αυτή υπογράφεται από τον ίδιο, από τον υπεύθυνο απογραφής αλλά και από τη διοίκηση, ώστε να είναι επίσημο έγγραφο της εταιρείας, που ελέγχεται από τον ορκωτό Ελεγκτή Λογιστή, αλλά και τις φορολογικές αρχές. Θα μπορούσε να είναι όπως παρακάτω:

Περιγραφή

Κωδικός

Φυσική απογραφή (τεμ.)

Υπόλοιπο Βιβλίου Αποθήκης (τεμ.)

Πλεόνασμα(+) Έλλειμμα (-)

 
Α'ΥΛΕΣ

(1)

(2)

(3)

(4)

 
Π.υ.1

1000

15

14

1

Π.υ.2

1001

       
Π.υ.3

1002

       
Ημικατεργασμένα          
1

500

       
2

501

       
ΠΡΟΪΟΝΤΑ          
Προϊόν 1

2000

24

25

-1

Προϊόν 2

2001

       
Προϊόν 3

2002

       
ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ          
Εμπόρευμα 1

3000

       
Εμπόρευμα 2

3001

       
Εμπόρευμα 3

3002

       
ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ ΤΡΙΤΩΝ          
1

    Τ1

       
2

    Τ2

       
ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ

     
ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ ΠΑΓΙΩΝ

       

 

Οι  επιχειρήσεις που δεν τηρούν υποχρεωτικά βιβλίο αποθήκης, δε συμπληρώνουν υποχρεωτικά τις στήλες (3) και (4).

 

Τέλος δεύτερου μέρους. Το τελευταίο μέρος θα δημοσιευθεί στις 23/01/2014

Η επιστημονική ομάδα της ASTbooks.