Εγκύκλιος Ι.Κ.Α. αρ. 58 / 11.10.2013

ΘΕΜΑ: «Εφαρμογή του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων».

ΣΧΕΤΙΚΑ: « Π1/2380/18.12.2012, Π1/151/18.1.2013, Π1/ 89/11.1.2013, Π1/678/26.3.2013 έγγραφα της Γ.Γ.Ε»

Το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ από 2-4-2013 έχει υποχρέωση καταχώρησης των πράξεων των διοικητικών οργάνων του στο διαδίκτυο, και συγκεκριμένα στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων(Κ.Η.Μ.Δ.Σ), σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 11 του ν. 4013/2011, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 10 του ν. 4038/2012 (ΦΕΚ 14 Α’).

Σύμφωνα με το Π1/ 89/11.1.2013 έγγραφο της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου(Γενική Δ/νση Κρατ. Προμηθειών- Δ/νση Πολιτική Προμηθειών), σκοπός του Κ.Η.Μ.Δ.Σ είναι η «συλλογή, επεξεργασία και δημοσιοποίηση στοιχείων που αφορούν σε δημόσιες συμβάσεις, συναπτόμενες γραπτώς, με ηλεκτρονικό μέσο ή προφορικώς, μεταξύ των φορέων του δημοσίου τομέα και τρίτων, με αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια αγαθών και την παροχή υπηρεσιών σε όλα τα στάδια ανάθεσης και εκτέλεσης, ανεξαρτήτως διαδικασίας, με προϋπολογισμό ύψους ίσου ή μεγαλύτερου των χιλίων (1.000) ευρώ».

Οι πράξεις που καταχωρίζονται στο Μητρώο Κ.Η.Μ.Δ.Σ., ορίζονται στο άρθρο 11 του 4013/2011 καθώς και στα ανωτέρω σχετικά έγγραφα της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου, τα οποία μπορείτε να αναζητήσετε στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.eprocurement.gov.gr → Νομικό πλαίσιο → Εγκύκλιοι ή Κανονιστικές αποφάσεις.

Εφιστάται η προσοχή στο γεγονός ότι για τις πράξεις που καταχωρίζονται στο Μητρώο (καταχωριζόμενα στοιχεία: Πρωτογενή Αιτήματα, Εγκεκριμένα Αιτήματα, Προκήρυξη ή και πρόσκληση, Δημόσιες Συμβάσεις προμήθειας αγαθών, παροχής υπηρεσιών και δημοσίων έργων, Εντολές Πληρωμών), πλην εκείνων οι οποίες κατά νόμο δημοσιεύονται στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δεν εκτελείται οποιαδήποτε δαπάνη εάν δεν έχουν προηγηθεί προσηκόντως η σχετική καταχώριση σε αυτό και η έκδοση Αριθμού Διαδικτυακής Ανάρτησης.

Η καταχώρηση θα γίνεται από υπαλλήλους της υπηρεσίας σας, οι οποίοι είναι είτε οι υφιστάμενοι χρήστες του προγράμματος ΔΙΑΥΓΕΙΑ, ή από άλλα πρόσωπα εφόσον προηγηθεί η εγγραφή τους ως χρήστες σε αυτό. Οδηγίες για την εγγραφή των χρηστών δίνονται στην Εγκύκλιο 1/Π1/678/26.3.2013 : «Λειτουργία του Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΣ)», της Γενικής Γραμματείας Εμπορίου την οποία επισυνάπτουμε στο παρόν έγγραφο για τη διευκόλυνσή σας.

Εγχειρίδιο χρήσης (,manual) για την καταχώρηση στο Μητρώο έχει αναρτηθεί στην Ηλεκτρονική Πύλη του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων
www.eprocurement.gov.gr . Για την είσοδο σε αυτό ακολουθείται η εξής πορεία:
www.eprocurement.gov.gr → Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων περισσότερα → επιλογή του συνδέσμου Εγχειρίδιο Χρήσης για το Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων.

Σύμφωνα με τα παραπάνω σχετικά στο Μητρώο καταχωρούνται :

  • τα Πρωτογενή αιτήματα,
  • τα Εγκεκριμένα αιτήματα,
  • οι Προκηρύξεις ή οι προσκλήσεις
  • οι Συμβάσεις και
  • οι Εντολές Πληρωμών ή η εντολή για ενταλματοποίηση.

Προς διευκόλυνση σας ακολουθεί συνοπτική περιγραφή των ανωτέρω εννοιών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στα ανωτέρω σχετικά έγγραφα και τις οδηγίες χρήσης του Μητρώου (manual) στην ηλεκτρονική www.eprocurement.gov.gr.

Πρωτογενή αιτήματα:

Πρωτογενή αιτήματα είναι όλα τα αιτήματα των υπηρεσιών των υπόχρεων φορέων, με τα οποία ζητείται η προμήθεια υπηρεσιών ή η εκτέλεση δημοσίων έργων για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων.

Ως πρωτογενή αιτήματα της περίπτωσης 1 της παρ. 2 του άρθρου 3 της Κ.Υ.Α. Π1/2380/18.12.2012 (ΦΕΚ 3400 Β’) καταχωρίζονται όλες οι αποφάσεις των αρμοδίων οργάνων, οι οποίοι έχουν την αρμοδιότητα να θεμελιώνουν, αίτημα προμήθειας αγαθών ή παροχής υπηρεσιών ή εκτέλεσης δημοσίων έργων πριν από τη σχετική ανάληψη δέσμευσης πίστωσης.

Εγκεκριμένα αιτήματα

Εγκεκριμένα αιτήματα είναι όλα τα αιτήματα για τα οποία έχει εγκριθεί η αντίστοιχη δαπάνη, είτε με τον Αριθμό Ανάληψης Υποχρέωσης, εφόσον η δαπάνη υπάγεται στη διαδικασία του Π.Δ. 113/2010 (Α` 194), είτε με την ένταξη τους σε αντίστοιχο προϋπολογισμό (άρθρο 8 Π.Δ. 113/2010) ή ΣΑΕ ή ανάλογη διαδικασία.

Για να μπορέσει να διεκπεραιωθεί ένα Αίτημα(Προκήρυξη, Σύμβαση, Εντολή Πληρωμής) πρέπει να εγκριθεί. Για να μπορέσει ο χρήστης να εγκρίνει το πρωτογενές αίτημα πρέπει να επιβεβαιώσει τα στοιχεία του αρχικού Αιτήματος και να καταχωρήσει στο σχετικό πεδίο «Αριθμός Ανάληψης Υποχρέωσης», είτε τον αριθμό καταχώρησης στο βιβλίο εγκρίσεων και εντολών πληρωμής, είτε τον ΑΔΑ(Διαύγεια) της απόφασης ένταξης, και να επισυνάψει το σχετικό αρχείο απόφασης ανάληψης δαπάνης ή την εγκριτική απόφαση.

Προκήρυξη

Προκήρυξη είναι το πλήρες κείμενο διακηρύξεων ή προσκλήσεων που αφορούν σε εγκεκριμένα αιτήματα ανάλογα με την ακολουθητέα διαδικασία.

Προκήρυξη αποτελεί το δημόσιο έγγραφο στο οποίο περιλαμβάνονται το σύνολο των όρων και των τεχνικών προδιαγραφών, που διέπει τη διενέργεια κάθε δημόσιας διαγωνιστικής διαδικασίας για τη σύναψη σύμβασης αγαθών, υπηρεσιών ή έργων.

Σύμβαση

«Δημόσιες συμβάσεις» είναι οι συμβάσεις εξ επαχθούς αιτίας, οι οποίες συνάπτονται γραπτώς μεταξύ ενός ή περισσοτέρων οικονομικών φορέων και μιας ή περισσοτέρων αναθετουσών αρχών και έχουν ως αντικείμενο την εκτέλεση έργων, την προμήθεια προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών. Μια Σύμβαση αφορά ήδη καταχωρημένα εγκεκριμένα αιτήματα. Το Μητρώο καταγράφει όλες τις Δημόσιες Συμβάσεις, ενώ παράλληλα υποστηρίζει όλες τις λειτουργίες που αφορούν μία σύμβαση όπως είναι η επέκταση, η συμπλήρωση, η διακοπή καθώς και η λύση αυτής. Στο Μητρώο μπορεί να καταχωρηθεί είτε μια «Νέα Σύμβαση», είτε μια «Νέα Σύμβαση από Εγκεκριμένα Αιτήματα» είτε μια «Νέα Σύμβαση από Προκήρυξη».

Εντολή Πληρωμής

Εντολή πληρωμής είναι κάθε εντολή για ενταλματοποίηση ή κάθε εντολή πληρωμής, καθώς και τα στοιχεία των σχετικών τιμολογίων (κυρίως αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, ποσό, οικονομικός φορέας).

Το Μητρώο καταγράφει όλες τις νέες Εντολές Πληρωμών ενός φορέα, ενώ παράλληλα επιτρέπει και την επεξεργασία των ήδη καταχωρημένων εντολών πληρωμής στο Μητρώο. Το Μητρώο παρέχει τη δυνατότητα καταχώρησης μιας νέας εντολής πληρωμής ή την επεξεργασία μιας ήδη καταχωρημένης στο Μητρώο εντολής πληρωμής.

Στο Μητρώο μπορεί να καταχωρηθεί είτε μια «Νέα Εντολή Πληρωμής», είτε μια «Νέα Εντολή Πληρωμής από Εγκεκριμένο Αίτημα» είτε μια «Νέα Εντολή Πληρωμής από Σύμβαση».

Διευκρινίζεται ότι η περίπτωση «Δημιουργίας νέας Εντολής Πληρωμής από Εγκεκριμένα αιτήματα» αφορά εγκεκριμένα αιτήματα κάτω των 2500€ για τα οποία δεν υπογράφεται σύμβαση.

Για την πληρέστερη ενημέρωσή σας παρακαλούμε να επισκεφτείτε τον ιστότοπο του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων όπου είναι αναρτημένο το σχετικό εγχειρίδιο καθώς και οι σχετικές διατάξεις νόμων, εγκυκλίων και κανονιστικές αποφάσεις.

Για διευκόλυνση σας, ακολουθεί ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ (Παράρτημα) με συνοπτική περιγραφή των διαδικασιών για την καταχώριση στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων που πρέπει να εφαρμόζεται από το σύνολο των Υπηρεσιών (Υποκαταστήματα, Διευθύνσεις κτλ) του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ οι όποιες διενεργούν διαγωνισμούς προμήθειας ειδών, παροχής υπηρεσιών ή εκτέλεσης έργων.

Η παρούσα είναι αναρτημένη στον διαδικτυακό τόπο του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ www . ika . gr

Παρακαλείσθε να μεριμνήσετε για την ενημέρωση των αρμοδίων χειριστών και για την πιστή εφαρμογή των ανωτέρω.

Παραμένουμε στη διάθεση σας για κάθε πρόταση βελτίωσης ή πρόσθετη διευκρίνιση.

Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ  ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ 

Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΟΙΚΟΝ/ΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Χ. ΣΚΙΑΔΑΣ